PeopleWare bouwt mee aan een hooggekwalificeerde bouwsector met Constructiv

Geautomatiseerd bouwopleidingen aanvragen dankzij flexibel systeem Osiris

België heeft een bijzonder hooggekwalificeerde bouwsector. Dankzij Osiris, een flexibel en open softwaresysteem dat PeopleWare voor Constructiv ontwikkelde, verloopt het beheer en eventuele financiële tussenkomsten van opleidingen vlotter, efficiënter en sneller dan ooit. En dat dankzij een scherp inzicht in de sector en in de eindgebruikers, en de flexibiliteit van het PeopleWare-team.

Sector in bloei en in continue verandering

De bouwsector in België floreert en dat heeft veel te maken met de hoge scholingsgraad van de bouwvakarbeiders in ons land. De betaalbaarheid en financiering van kwalitatieve opleidingen in de sector wordt gegarandeerd door Constructiv  (vroeger FVB, Fonds voor Vakopleiding in de Bouwsector). Dit fonds voor bestaanszekerheid voor de bouwsector ondersteunt financieel een hele waaier aan bouwopleidingen.

Die financiële ondersteuning is, door de steeds veranderende voorwaarden en de veelheid aan goedkeuringen en betrokken partijen, een bijzonder complex proces. Constructiv-medewerkers werden vroeger bijgestaan door een amalgaan van losstaande, niet-geïntegreerde Delphi-applicaties en enkele standaardpakketten. Maar al snel groeide het besef dat dit niet efficiënt genoeg werkte. Werner Valgaeren, Gedelegeerd Bestuurder van PeopleWare: “Elk type opleiding had een eigen applicatie, waarin telkens de persoonsgegevens apart beheerd werden. Dit veroorzaakte veel duplicaten, waardoor dezelfde persoon vaak verschillende keren geregistreerd was.” Dit zorgde voor tijdsverlies: wanneer een persoon bijvoorbeeld zijn adres wijzigde, moest dat handmatig overal, entry per entry, aangepast worden. Bovendien duurde het langer dan verwacht om extra applicaties te ontwikkelen en moest er veel te veel software geschreven worden.

Geen one-man job dus, zoveel was duidelijk. Zo werd de zoektocht naar dé geschikte IT-partner ingezet.

PeopleWare, van betrouwbare Delphi-expert over consultant tot volwaardige IT-partner

In de jaren ‘90 gaf PeopleWare veel opleidingen in hun toenmalige hoofdexpertise veld Delphi. Een van de aanwezigen in de lessen was FvB’s softwareontwikkelaar. Hij was erg onder de indruk van de kwaliteit van de opleiding. Toen hij in 1998 geconfronteerd werd met enkele softwarevraagstukken, ging hij ten rade bij PeopleWare. Zij stuurden een consultant die enkele fundamentele problemen oploste. Constructiv was erg tevreden. Werner Valgaeren: “En zo kwam van het een het ander: van consultants op regelmatige basis over application support en de vereenvoudiging van processen van hun bestaande tools tot een analyse van de noden van de organisatie en van de werkpunten van het systeem.” Die zou op haar beurt uitmonden in de ontwikkeling van verschillende projecten, zoals de Construbadge en #DB, een volledig herschreven, nieuw geïntegreerd softwaresysteem (Osiris), én in een duurzame samenwerking.

Osiris: geautomatiseerd proces en gemaximaliseerde werkingsefficiëntie

Na de optimalisatie van de processen van de bestaande software wilde het toenmalige FVB enkele issues aanpakken die je enkel met een rewrite (nieuwe software) zou kunnen oplossen. Opnieuw legden ze hun vertrouwen in PeopleWare. De systeemanalyse was duidelijk: er waren veel te veel verschillende programma’s, wat de efficiëntie, flexibiliteit en controle in het gedrang bracht. Er moest dus een overkoepelend systeem komen om die te integreren tot één programma.

Het eindresultaat van deze ruim twintigjarige samenwerking  en twee rewrites van de software later? Dat is de softwareapplicatie Osiris, ontworpen en gebouwd door PeopleWare. Deze vertrekt enerzijds vanuit het opleidingsvademecum gekend in de bouw, en anderzijds vanuit verschillende stromen kruispuntbankdata. Het systeem registreert al de nodige opleidingsdata en controleert vervolgend de algemene voorwaarden, opdat deze specifieke opleiding voldoet aan de cao-criteria, en de betalingsvoorwaarden, ook bepaald door de cao. Wanneer er aan alle voorwaarden is voldaan, kan er door Osiris een financiering voor loon- en/of opleidingskost worden berekend en uitbetaald aan de verschillende actoren: arbeider, werkgever, opleidingscentrum en school.

Osiris maakt handig gebruik van een CRM-systeem. Werner Valgaeren: “Alle niet officiële persoonsdata (lees: niet teruggevonden in de #DB, ook ontwikkeld door PeopleWare) worden hierin bijgehouden. Uit die CRM-applicatie wordt via Web API calls personen- en bedrijvendata opgehaald.” Bovendien wordt alle automatisch door Osiris gecreëerde communicatie, zoals e-mails, weggeschreven als acties bij het juiste contact in het CRM-systeem. Osiris beheert ook de gigantische documentenstroom die nodig is om alle processen in goede banen te leiden. Alle gegenereerde documenten worden gestockeerd in MS SharePoint. Links worden aangemaakt en deze worden dan weer bij de juiste persoon of organisatie bewaard binnen de CRM-applicatie.

Open en automatisch systeem

Osiris is een volledig open systeem met aanpasbare parameters. Die zorgen ervoor dat Constructiv de steeds veranderende voorwaarden kan verwerken in het systeem, terwijl het voor de rest stabiel blijft. Met de software van vandaag kan het hele proces bovendien volledig automatisch gebeuren zonder dat er een persoon in tussen moet komen, van opleidingsaanvraag en attestatie via de gebruikersinterfaces, tot en met de uitbetaling aan de aanvrager. Werner Valgaeren: “Als het systeem over alle gegevens beschikt, moet er in principe niemand meer tussenkomen. Dat is straf maar ook gewoon noodzakelijk. Een team van twintig à dertig man kan anders geen duizenden opleidingsaanvragen verwerken. Hoe efficiënter, des te beter.”

Correctheid en discretie van uiterst belang

Aan de aanvraag van opleidingen komt er veel vertrouwelijke informatie en documentatie te pas. Daarom is voor Constructiv de correcte en discrete behandeling van deze persoonsgegevens van enorm belang. Marina Deroulou, IT-manager bij Constructiv: “Voor die correcte behandeling van data kunnen wij met een gerust hart vertrouwen op het PeopleWare-team. En in die discretie zit nu net de toegevoegde waarde van PeopleWare, niet alleen voor ons, maar voor de hele sector: de bouwsector kan ervan uitgaan dat er op een zeer correcte manier wordt omgegaan met hun gegevens en met de cao. We vinden het fantastisch om zo volledig te kunnen rekenen op onze leverancier.”

Up-to-date en relevant, ook in een steeds evoluerende context

Elke softwareapplicatie moet gemonitord en up-to-date gehouden worden, zeker zo’n uitgebreid systeem als dit. Deze nazorg wordt verzorgd door een zeer bekwaam PeopleWare-team, dat deze software doorgrondt als geen ander. Marina Deroulou: “De mensen van PeopleWare, dat zijn echte experten die zich tot in de puntjes specialiseren in elk project. Neem nu Johan: zijn technische vakkennis is enorm en hij kent Osiris vaak zelfs beter dan ons eigen interne team.”

Naast de dagdagelijkse nazorg staat dit team ook in voor bijkomende inhoudelijke implementaties. Marina Deroulou: “We doen ook beroep op PeopleWare voor aanpassingen aan Osiris in geval van gewijzigde regelgeving en voorwaarden door de sociale partners, van nieuwe opleidingstypes, zoals duaal leren, en van nieuwe technologieën die we willen inzetten.”

De 3 pro’s van PeopleWare volgens Constructiv

Wat onderscheidt PeopleWare van andere maatsoftwareontwikkelaars? Marina Deroulou van Constructiv zet de drie grote voordelen van de samenwerking graag op een rij:

  1. Onklopbaar inzicht in de sector en zijn noden
    Marina Deroulou: “Bij de pijler opleiding binnen Constructiv hebben we nooit overwogen om van leverancier te veranderen, want PeopleWare kent onze business door en door en dat is enorm waardevol. Johan begrijpt de noden van de eindgebruikers perfect. En dat inzicht zouden we bij een andere leverancier gewoon niet kunnen vinden.”

  2. Flexibiliteit: intern en extern team vormen één naadloos geheel
    Marina Deroulou: “Voor een organisatie zoals de onze is flexibiliteit cruciaal. Constructiv wordt namelijk paritair bestuurd. En dan word je vaak geconfronteerd met plotse beslissingen die gisteren al in voege hadden moeten treden. PeopleWare respecteert de deadlines die opgelegd worden en denkt proactief na over hoe ze hieraan tegemoet kunnen komen.”

    Bovendien werken het PeopleWare-team en het interne Constructiv-team vaak samen. Een projectleider is het schakelstuk tussen beide teams. Deze combinatie van een intern en een extern IT-team vindt Marina een optimale manier van werken: “Dankzij de wisselwerking met een extern team beschikken we niet alleen over meer mankracht wanneer dat nodig is (en hebben we geen overtollig personeel in kalmere periodes), maar ook over veel meer kennis, zowel van deze applicatie als van (nieuwe) technologieën en interessante inzichten. Dat komt de kwaliteit van de software alleen maar ten goede. Bovendien verloopt het contact met Werner en Johan heel goed en zijn ze altijd bereikbaar wanneer we hen nodig hebben.”
  1. “Beste prijs-kwaliteitsverhouding van alle leveranciers”
    Marina Deroulou: “PeopleWare biedt een correcte prijs-kwaliteitsverhouding aan. Hun kwaliteit is bijzonder hoog en tegelijk gaan ze bewust om met de uren die ze erin steken. Ze verspillen niet te veel tijd aan overhead of nutteloze toeters en bellen, maar bieden de duurzame oplossing die we écht nodig hebben en beperken zich tot het essentiële. Die pragmatische houding waarderen we enorm.”

Omwille van deze grote troeven heeft Constructiv PeopleWare al verschillende keren aangeraden aan andere organisaties. Marina Deroulou besluit dat ze graag samenwerken met PeopleWare, nu en in de toekomst: “We werken heel graag met hen samen en hopen deze mooie samenwerking verder te zetten in de toekomst.”